Istilah Umum Konversi Data

Kehidupan kita sehari-hari dewasa ini seakan tak pernah lepas dari informasi dan data. Memang ada sedikit kesimpang siuran akan makna data dan informasi yang sering kita pahami, namun aku sedikit mengingatkan khususunya bagi aku sendiri bahwa sebenarnya data dan informasi adalah ibarat sutu mata rantai yang saling berhubungan dan bisa saling mengantikan, meskipun banyak ahli mendefinisikan data berbeda dari informasi tapi bagi aku data merupakan bagian dari sebuah informasi sehingga sebuah informasi yang baik adalah apabila informasi tersebut  mengandung data valid yang dapat dibuktikan kebenarannya. Namun aku tak akan mempersoalakan definisi dari data dan informasi karena telahpun banyak para ahli mendefinisikannya untuk kita, di postingan kali ini aku hanya ingin merangkum istilah-istilah umum dari konversi data beserta sedikit penjelasannya.
Pertanyaan yang mungkin muncul di sini adalah apa sebenarnya konversi data itu, dan buat apa?.......

Secara singkat aku coba menguraikan apa itu konversi data. Konversi data di sini mengandung pengertian yang cukup luas dan beragam namun demikian secara sederhana konversi data adalah suatu kegiatan memindahkan data dari sistem yang lama ke sistem yang baru melalui serangkai proses yang valid. Sekilas dapat di gambarkan berdasarkan urutannya yakni dari mulai:

Pengumpulan data---Pembersihan Data---Persiapan Data---Pemeriksaan Data Pra Pemasukan Data---Pemasukkan Data---Pemeriksaan Data Pasca Pemasukan Data.


Rangkain di atas merupakan bagian dari implementsi sistem konversi data yang biasa dilakukan pada suatu unit organisasi atau pada setiap proyek implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
 
Adapun istilah-istilah Umum yang biasa muncul pada konversi data antara lain:

1. Data Element/Group-Penentu identitas sistem atas data (kelompok) atau data elemn di dalam suatu sistem baru.
   
2. Name-Nama deskriptif dari data kelompok atau data elemn di dalam sistem baru.
3. Source Database-Database atau file yang sudah ada di mana elemen data yang teridentifikasi pada nomor 2 diatas tercantum.
4. Soruce Segment-Segmen atas sumber database di mana elemnt data saat ini berada.
5. Soruce Element-Nama elemen di dalam segmen sumber. Field ini harus diusahkan tetap kosong jika nama sumber data sama dengan data yang dituju.
6. Other-Sumber alternatif atas tujuan elemen data jika tidak tersedia di dalam database atau file sistem yang telah ada.
7. Validation Rule-aturan-aturan yang dapat diterapkan untuk melakukan pengecekan atas nilai sesungguhnya dari elemen data sebelum dikonversi ke sistem baru.
8. Processing Rule-Aturan-aturan untuk melakukan kalkulasi atas nilai tertentu terhadap elemen data terbaru. Aturan ini khusus untuk memperoleh nilai yang layak atas elemen data bila transkripsi sederhana atas data yang ada tidak cukup.

Aktifitas konversi data ini dapat dilakukan oleh analis, administrator database ataupun administrator data. Aku sendiri menyarankan jka memasukkan data pada aplikasi baru sebaiknya menggunakan data dari aplikasi lama atau diciptakan dari sumber-sumber lain bila aplikasi baru menggantikan aplikasi yang ada, atau dengan aplikasi yang pertama kali diterapkan oleh organisasi. Penentuan pemetaan konversi sendiri merupakan cara terbaik untuk menyusun keperluan konversi sehingga pada akhirnya akan menjadi input pada perencanaan konversi dan pengembangan program-program konversi yang akan dilakukan oleh suatu organisasi selanjutnya. Tujuan akhir yang di dapat sudah barang tentu adalah kesinambungan data dan pengembangan data yang lebih akurat, valid dan kontinyu.